Vacature Managementassistent

Ter ondersteuning van de directeur-bestuurder zoekt CODA per direct een zelfstandige en proactieve managementassistent voor 36 uur per week, te verdelen over 5 dagen.

Over CODA

 “Werken bij CODA is inspirerend en uitdagend. CODA is bovendien een organisatie van maatschappelijke betekenis waardoor je werk er altijd toe doet”

CODA in Apeldoorn omvat een bibliotheek, museum en archief en is daarmee een cultuurhuis voor een groot en breed publiek. Verhalen verzamelen, vertellen, tonen en doorgeven is een belangrijke kerntaak. CODA beschikt over een prachtige collectie (actuele) boeken, een historische collectie en een collectie moderne kunst. CODA is een actieve en dynamische organisatie die voortdurend streeft naar het optimaliseren en perfectioneren van haar dienstverlening.

De functie

Als managementassistent vervul je een ondersteunende functie en waarbij je verantwoordelijk bent voor de informatiestromen en -voorziening en het beheren van een aantal processen. Daarnaast ondersteunt de managementassistent de directeur-bestuurder bij het opstellen van bijvoorbeeld presentaties en lezingen. De managementassistent draagt daarnaast zorg voor een goede interne en externe communicatie van en naar de directeur-bestuurder.

De hoofdtaken

De managementassistent beheert de agenda en e-mail van de directeur-bestuurder en handelt de correspondentie deels zelfstandig af. Hij/zij verzamelt informatie ten bate van presentaties, lezingen en personeelsbijeenkomsten en bereidt deze voor. Ook de voorbereiding en het notuleren van vergaderingen behoren tot het takenpakket. Daarnaast genereert de managementassistent relevante managementinformatie, stelt jaarplannen op en bewaakt diverse processen.

Werk- en denkniveau

  • Hij/zij heeft een HBO werk- en denkniveau;
  • Hij/zij heeft minimaal 5 jaar werkervaring als managementassistent;
  • Hij/zij heeft uitstekende kennis van en ervaring met Microsoft Office, het notuleren van vergaderingen en het maken van bijvoorbeeld PowerPoint presentaties;
  • Hij/zij beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in het Nederlands, Engels en Duits.

Vaardigheden en competenties

  • Hij/zij is besluitvaardig en proactief;
  • Hij/zij is flexibel en efficiënt;
  • Hij/zij kan snel schakelen, denkt buiten kaders en heeft geen 9 tot 5 mentaliteit;
  • Hij/zij is kritisch en innovatief en schroomt niet om ideeën aan te dragen die het beheren en uitvoeren van processen verbetert;
  • Hij/zij kan goed omgaan met vertrouwelijke informatie;
  • Hij/zij is een steun en toeverlaat voor de directeur-bestuurder;

Persoonskenmerken

  • Hij/zij is een representatieve gastvrouw/heer en een inspirerende collega;
  • Hij/zij is organisatorisch sterk en weet zaken goed te structureren;
  • Hij/zij is accuraat en consciëntieus.
  • Hij/zij is dienstbaar en vindt ondersteuning verlenen leuk.

Salariëring

Inschaling geschiedt conform de CAO Openbare Bibliotheken, in schaal 7, minimaal € 2.237,- en maximaal € 2.966,- bruto per maand op basis van 36 uur per week. Bij een fulltime dienstverband hoort 180 uur vakantieverlof en een meerkeuzesysteem wat eigen arbeidsvoorwaarden betreft. Daarnaast biedt CODA diverse ontwikkelingsmogelijkheden en een tegemoetkoming in de reiskosten.

Inlichtingen

Meer informatie over de functie is in te winnen bij José Boom, manager, telefoon 055 - 5268430.  Het volledige functieprofiel lees je hier.

Sollicitatie

Je kunt jouw sollicitatiebrief en CV tot en met 27 april 2018 sturen naar CODA, t.a.v. Joyce Veldhuizen, Personeel & Organisatie, Vosselmanstraat 299, 7311 CL Apeldoorn of mailen naar
vacatures@coda-apeldoorn.nl.

Een assessment en/of referentiecheck kan deel uitmaken van de procedure.

Het eerste gesprek heeft plaats op dinsdagavond 15 mei 2018 en het vervolggesprek heeft plaats op donderdagavond 17 mei 2018.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Deze site gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer